Lars Eckhoff, Geschäftsführer Benity GmbH, Versicherungsmakler und Fan von Mitarbeiterbenefits

Die Digitalisierung der bAV geht in großen Schritten voran. Zur Freude von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Das müssen Sie wissen!

Der Klassiker der Mitarbeiterbenefits wird bei der Verwaltung deutlich leichter. So vorteilhaft die bAV für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist, kann sie -sofern schlecht organisiert- zum Verwaltungsakt werden. Auch beim perfekten Workflow finden Personalreferenten unterjährig kleinere Vorgänge wie Adressänderungen, Beitragsfreistellungen oder Standmitteilungen auf ihrer To Do Liste. Diese „einfachen“ Vorgänge gehen immer mehr Dienstleister oder Gesellschaften mit eigenen Lösungen an und beschleunigen damit das Tempo in der Bearbeitung. Eine deutliche Zeitersparnis und Transparenz ist zu erkennen.

Damit wird der Klassiker noch attraktiver

Arbeitgeber, die sich bis dato vor einer aktiven Kommunikation auf Grund des Verwaltungsumfangs gescheut haben, können Ihre Ängste ablegen. Denken wir an Versicherungen, denken wir zwangsläufig auch an Hotlines oder Formulare, doch diese Vorgänge gehören der Vergangenheit an. Referenten können über einen Webzugang auf Ihre Verträge zugreifen und diese verwalten. Die bAV gehört mittlerweile bei Arbeitnehmern zu den bedeutsamsten Vorsorgearten, um die Versorgungsglücke bei der Rente auszugleichen. Durch die Digitalisierung bei den Standardvorgängen, wird sie auch für Arbeitgeber hochattraktiv. Eine echte Win-Win-Situation. Diese Chance ungenutzt zu lassen, sollte man sich gut überlegen.

Was ist schon möglich für den Arbeitgeber?

Der Arbeitgeber loggt sich auf der Benutzeroberfläche ein, wählt den Mitarbeiter und den Vertrag aus. In aller Regel stehen ihm hier Standardvorgänge zur Verfügung: Mitarbeiter scheidet aus, geht in Elternzeit, Beitragsreduzierungen, Beitragserhöhungen und viele mehr. Die erfolgreiche Vermittlung wird natürlich dokumentiert. Arbeitgeber haben zentral an einem Ort alle Verträge abgelegt, eine Übersicht steht zur Verfügung. Auch Formalien, wie die Entgeltumwandlungsvereinbarung, können hier abgelegt werden. Schriftverkehr wird automatisch ins Postfach eingespielt und dem passenden Vertrag zugeordnet. Auch bei Neueintritten kann der Arbeitgeber mit wenigen Klicks die neuen Kollegen umfassend über das bestehende Versorgungswerk informieren.

Arbeitgeber und Belegschaften können schon heute enorm von unkomplizierten Softwarelösungen für die betriebliche Altersversorgung profitieren.

Was ist schon möglich für den Arbeitnehmer?

Auch der Arbeitnehmer erhält einen digitalen „Postkorb“. Hier findet er seine Policen, Kopien des Schriftverkehrs oder auch die zugehörigen Formalien. Interessiert sich ein Teammitglied für den Neuabschluss einer bAV, kann er auf einer attraktiven grafischen Benutzeroberfläche seine Rente ausrechnen. Zudem kann er durch die Eingabe seiner Gehalts- und persönlichen Daten (Steuerklasse etc.) ggf. seinen Steuer- und Sozialversicherungsvorteil ausrechnen. Ebenfalls steht ihm die Betriebsvereinbarung zur Einsicht zur Verfügung.

Tipp: Lassen Sie Ihren Makler mitlesen

Legen Sie auch einen Zugang für Ihren Makler an. Er kann mitlesen und ist somit über die Vorgänge informiert. Er kann Ihnen auch weiterhelfen, wenn es an irgendeiner Stelle klemmen sollte oder ein Vorgang sich als komplexer erweist. Hierfür müssen Sie ihm nur als Nutzer anlegen. Oft kann ihr Makler sie auch bei der Digitalisierung der Verträge begleiten und Ihnen kostenlos Lizenzen für die Nutzung der Software zur Verfügung stellen.

Chatbots

Immer mehr Anwendungen werden mit Chatbots ausgestattet. Der Mitarbeiter kann seine Fragen stellen und bekommt diesem vom „digitalen Mitarbeiter“ beantwortet. Gar ganze Beratungen kann das virtuelle Teammitglied übernehmen. Ein Blick auf dieses Tool lohnt sich!

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Was zu bedenken ist

Hören wir „betriebliche Altersversorgung“ denken wir natürlich an die Rente. In der bAV können aber auch Risiken zur Berufsunfähigkeit abgesichert werden. Hierfür stehen in aller Regel noch keine Berechnungsmöglichkeiten für den Mitarbeiter zur Verfügung. Dies steht aber auf der To Do-Liste der IT-Dienstleister bzw. Versicherer. Sie sollten auch beachten, dass sie bei der Nutzung einer hauseigenen Lösung eines „Versicherers A“ keine Änderungen bei „Versicherer B“ vornehmen können. Viele der „offenen“ Programme, können sehr viele Versicherer berechnen und Änderungen an die Gesellschaft übermitteln, aber eben nicht immer an alle. Ein genauer Blick empfiehlt sich an dieser Stelle. Wollen Sie im gleichen Tool die betriebliche Krankenversicherung verwalten, ist dies auch nicht bei jedem Anbieter möglich. Ebenfalls empfiehlt sich zu prüfen, ob Verträge von „Anbieter B“ als Ablagemöglichkeit beim Programm von „Anbieter A“ zu hinterlegen sind.

Fazit

Die Gesellschaften und Anbieter entwickeln die Programme permanent weiter. Der Vorteil ist jetzt schon gegenwärtig. Sich mit der Thematik eingehend zu beschäftigen ist durchaus zu empfehlen.

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